W małych zespołach zamówienie bluz to kwestia kilku wiadomości na Slacku. Przy 200 osobach ten model nie tylko pęka, on staje się realnym kosztem operacyjnym. Nie dzieje się tak dlatego, że ludzie nagle zapominają, jaki noszą rozmiar. Problem leży w braku jednego standardu i jednego źródła prawdy.
Efekt jest przewidywalny: dziesiątki wątków na komunikatorach, pięć wersji pliku Excel z dopiskiem v3_FINAL, prośby typu ‘L, ale takie większe’ i poprawki nanoszone w ostatniej chwili. Zamówienie zaczyna żyć własnym życiem, a dział HR czy Employer Brandingu zamiast budować kulturę, staje się centrum obsługi reklamacji.
W tym artykule zdradzamy, jak zrobić to inaczej. Ustawić proces raz, a dobrze, żeby każde kolejne zamówienie było przewidywalne, spokojne i łatwe do powtórzenia.
Dlaczego rozmiary stają się problemem przy skali 200+?
W dużych organizacjach na chaos nakładają się trzy zjawiska, których nie da się rozwiązać w biegu:
- Szum informacyjny: dane są rozproszone, bo HR ma swoje listy do onboardingu, Marketing do eventów, a Team Leaderzy trzymają notatki w swoich plikach.
- Różne oczekiwania co do kroju: regular, oversize, unisex, to nie są detale. Bez jasnej komunikacji, wybór rozmiaru to dla pracownika loteria, a dla firmy jest to ryzyko zwrotów.
- Iluzja ‘darmowego’ Excela: firmy często myślą, że arkusz kalkulacyjny nic nie kosztuje. W rzeczywistości czas poświęcony na ręczne prostowanie błędów przy 200 osobach kosztuje więcej niż profesjonalna automatyzacja.
Wniosek? Im większa skala, tym trudniej wszystko skoordynować. Zdecydowanie łatwiej i efektywniej działać w oparciu o system, nie tabelki. A jeśli mowa o skali, warto też odpowiednio wcześniej zaplanować budżet, żeby uniknąć nieprzewidzianych kosztów – sprawdź, jak do tego podejść.
Jak MerchUp usuwa chaos z Twojego biura?
credit: Sklep online dla The 5
W MerchUp wiemy, że Twoim celem nie jest zostanie ekspertem od logistyki odzieży, tylko budowanie zgranego zespołu, wymyślanie kreatywnych eventów czy kampanii marketingowych. Dlatego projektujemy procesy, które zdejmują ten ciężar z Twoich barków.
Oto jak możemy pomóc Ci wyjść z rozmiarowego piekła:
1. Sklep online z merchem dla Twojej firmy
To absolutny gamechanger dla firm 200+. Zamiast zbierać rozmiary w mailach, tworzymy dla Ciebie dedykowany sklep internetowy. Pracownicy wchodzą, wybierają model, widzą zdjęcia i tabele rozmiarów, a potem sami składają zamówienie. Dane spływają do jednego systemu, bez błędów, bez dubli i bez przepisywania tabel.
2. Magazynowanie
Nie musisz zamieniać salki konferencyjnej w magazyn. Wszystkie produkty Twojej marki mogą czekać na wykorzystanie w naszym centrum logistycznym. Masz pełną kontrolę nad stanami magazynowymi online, a Twoje biuro pozostaje miejscem do pracy i nie zmienia się w składzik.
3. Logistyka i wysyłka
Realizujemy wysyłki tam, gdzie są Twoi ludzie. Do biur, bezpośrednio do domów pracowników czy na eventy. Szczególnie doceniają to firmy z oddziałami rozsianymi po całej Polsce. Gdy nowa osoba dołącza do zespołu, dział HR może zamówić welcome pack również korzystając ze sklepu – umożliwia to przydział osobnego dostępu dla wybranych użytkowników.
Tabela rozmiarów to Twoja tarcza
W skali 200+ ogólna tabela S, M, L to proszenie się o błędy. My stosujemy metodę, która ucina 90% pytań i wątpliwości, metodę ulubionej bluzy. Poproś członka zespołu, aby zmierzył na płasko swoją ulubioną bluzę i porównał wymiary z tabelą rozmiarową modelu, który będzie zamawiany przez firmę.
To podejście usuwa stres związany z mierzeniem sylwetki i sprawia, że pracownik czuje się pewnie przy wyborze.
5 pułapek, które generują koszty i jak ich uniknąć
- Unisex bez komunikatu: unisex to zazwyczaj męska rozmiarówka. Kobiety potrzebują jasnej informacji: „zamów rozmiar mniejszy niż zwykle”.
- Brak próbek w biurze: przy dużej skali, posiadanie sampli w biurze to inwestycja, która się zwróci, a Ty oprócz kontroli nad budżetem zyskasz czas.
- Brak planu na rotację: jeśli nie masz rezerwy tzw. stocku najpopularniejszych rozmiarów (M, L), każda nowa osoba będzie dłużej czekać na merch. Zadbaj więc o lekki zapas najpopularniejszych rozmiarów.
- Deadline to świętość: ustal sztywne daty na składanie zamówień i zgłaszanie ewentualnych problemów po dostawie. Bez tego temat rozmiarów będzie wracał do Ciebie jak bumerang.
- Brak planu na po dostawie: ustal, kto zajmie się koordynacją procesu ‘reklamacji’ i kontaktem z MerchUp. Bezpośrednia komunikacja i szybkie działanie to nasz konik.
Merch jako strategia, a nie gadżet
Najlepsze marki, jak Google czy Microsoft, traktują merch jako profesjonalny punkt styku z pracownikiem. Skuteczny proces to taki, o którym zapominasz po wybraniu designu – reszta powinna dziać się sama.
Jeśli chcesz, aby Twoje produkty firmowe były symbolem profesjonalizmu, a nie logistycznym wyzwaniem dla zespołu, przejdź na wyższy poziom. Od dedykowanego sklepu online i magazynowania, po automatyczną wysyłkę. W MerchUp zajmiemy się wszystkim.