Jak to oddelegować i odzyskać czas
Merch firmowy dla HR i marketingu w wielu firmach zaczyna się niewinnie. Kilka bluz na onboarding, torby na targi, koszulki na wewnętrzne wydarzenie. Z czasem jednak skala rośnie, a razem z nią chaos.
To, co miało być dodatkiem do działań HR czy Marketingu, bardzo często staje się czasochłonnym projektem operacyjnym, który blokuje zespoły w codziennej pracy.
Jeśli masz wrażenie, że merch „zjada” zbyt dużo energii Twojego zespołu, ten tekst jest dla Ciebie.
Gdzie naprawdę ucieka czas?
Z zewnątrz produkcja merchu wygląda prosto. W praktyce to wiele drobnych decyzji i procesów, które kumulują się w jedno duże obciążenie.
Najczęstsze problemy, które widzimy w firmach:
- ciągłe zbieranie potrzeb od różnych działów
- powtarzalne zamówienia tych samych produktów
- ręczne poprawki plików i pilnowanie brandingu
- presja terminów („na wczoraj”)
- logistyka: pakowanie, wysyłki, adresy, zwroty
- brak kontroli nad budżetem i stanami magazynowymi
Efekt?
HR i Marketing zamiast zajmować się ludźmi, komunikacją i strategią, gaszą operacyjne pożary.
Jak można poradzić sobie z tymi problemami?
1. Stała baza „core essentials”
Zamiast każdorazowo wymyślać produkty od nowa, firma ma zestaw sprawdzonych, uniwersalnych pozycji:
- na onboarding
- dla partnerów
- na eventy
- do komunikacji wewnętrznej
Produkty są zawsze dostępne i gotowe do użycia.
Warto też skorzystać z zewnętrznego magazynowania jeśli dostawca ma to w ofercie.
2. Jedno miejsce do zamawiania
Coraz więcej firm decyduje się na dedykowany sklep online z merchem dostępny wyłącznie dla zespołu lub wybranych partnerów.
Taki sklep:
- upraszcza zamówienia
- eliminuje maile i pliki w załącznikach
- automatyzuje proces akceptacji
- pozwala kontrolować budżety i dostępność
To rozwiązanie sprawdza się zarówno w dużych organizacjach gdzie merch musi być łatwo dostępny dla różnych zespołów i lokalizacji.
Dowiedz się, jak działa firmowy sklep z merchem i jak porządkuje proces zamówień
3. Spójny branding bez ciągłych korekt
Gdy produkty, pliki i wytyczne są zebrane w jednym miejscu
- nie trzeba każdorazowo sprawdzać logo
- nie ma ryzyka „starej wersji”
- brand pozostaje spójny, nawet przy wielu zamówieniach
Warto, aby dostawca otrzymał od Ciebie kompletny plik z identyfikacją wizualną firmy.
4. Jedna odpowiedzialność zamiast wielu zadań
W wielu firmach problemem nie jest sam merch, ale sposób, w jaki powstaje. Gdy każdy dział zamawia osobno – HR, Marketing, Sales czy Employer Branding, szybko pojawiają się duplikaty, niespójność i niepotrzebne koszty.
Zamiast rozkładać merch na kilka osób i zespołów, cały proces warto zaplanować i uporządkować wspólnie. Dobrym punktem wyjścia jest warsztat z dostawcą, podczas którego wszystkie zaangażowane działy pracują na jednym stole.
Taki warsztat pozwala:
- zebrać potrzeby różnych zespołów w jednym miejscu,
- ustalić wspólną bazę produktów i zasady zamawiania,
- uporządkować role i odpowiedzialności,
- uniknąć sytuacji, w której każdy dział zamawia merch osobno.
Dopiero na tej podstawie cały proces można skutecznie oddelegować na zewnątrz do jednego partnera odpowiedzialnego za produkcję, logistykę i obsługę zamówień.
Efekt?
HR i Marketing wracają do swoich kluczowych ról, zespoły pracują w jednym systemie, a merch działa w tle, dokładnie tak, jak powinien.
Co zyskuje firma?
Delegując produkcję i obsługę merchu, firmy najczęściej zauważają:
- realną oszczędność czasu zespołów
- mniej błędów i poprawek
- przewidywalne koszty
- szybsze działania przy eventach i onboardingach
- spokojniejszą pracę bez presji „na już”
Merch przestaje być problemem operacyjnym, a zaczyna być narzędziem wspierającym kulturę organizacji i komunikację marki.
Merch, który działa systemowo
Jeśli merch w Twojej firmie:
- rośnie razem z zespołem
- angażuje coraz więcej osób
- i zaczyna blokować czas HR lub Marketingu
to prawdopodobnie nie potrzebujesz „kolejnej koszulki”, tylko lepszego systemu.
Dobrze zaprojektowany proces, z bazą produktów, jednym miejscem zamawiania i jasną odpowiedzialnością robi ogromną różnicę. Nie tylko operacyjnie, ale też w odbiorze marki wewnątrz firmy.